Menu
Utblick

Undvik tidstjuvarna

Varför kollar du mejlen var femte minut och zappar mellan olika arbetsuppgifter hela dagarna? Svaret finns i hjärnans kemi. Här är de värsta tidstjuvarna och hur du undviker dem.

LÅNGA MÖTEN där inget särskilt egentligen sägs och ett ständigt skrollande på telefonen. Varför låter vi tidstjuvar sluka vår tid? Det handlar om hur våra hjärnor är konstruerade. Hjärnan uppskattar de snabba dopaminkickar som en utförd uppgift – som ett mejlsvar – ger mer än den gillar att harva på i timme efter timme med mer krävande uppgifter.

– Om du bara ska göra en sak för att jobba mer effektivt så se över hur du hanterar mejlen. Samtidigt som den är ett fantastiskt verktyg, går det inte att komma ifrån att den blivit en stor tidstjuv, säger Maria Breitholtz Söderström.

Hon driver firman Timefinder som hjälper företag med att öka medarbetarnas effektivitet. Maria träffar ofta människor som kollar sin mejl var femte minut och på det sättet tappar fokus. Hon menar att man kan begränsa hur mycket man kollar mejlen och på så sätt få mycket mer gjort.

Maria Breitholtz Söderström tycker att alla som letar tidstjuvar ska börja med att analysera sin jobbsituation. Om du har roligt på jobbet, levererar det du ska och inte är överstressad så behöver du inte förbjuda dig själv att gå in på Facebook ibland.

– När man pratar om tidstjuvar och effektivitet så känns det som att målet ofta är nolltolerans, men tanken är ju inte att vi alla ska bli robotar, säger hon.

OM DU DÄREMOT känner dig stressad och inte hinner göra ditt jobb kan det vara läge att försöka hitta dina tidstjuvar. Mejlen? Snackiga kollegor? Mobilen som ringer stup i ett? Onödiga möten? Det sistnämnda hamnar ofta i topp på tidstjuv-listor. Öppna kontorslandskap likaså, något Maria Breitholtz Söderström vill problematisera:

– Kontorsmiljöer som inte är välfungerande är absolut en tidstjuv, men alla människor är inte gjorda för samma typ av miljö, säger hon.

Vissa jobbar bättre i stökiga och kreativa miljöer – medan andra människor får mest gjort i ett eget, lugnt kontor. Därför är det bra med olika rum för olika ändamål.

EN STOR, ALLMÄN tidstjuv är det konstanta växlandet mellan arbetsuppgifter. Istället för att göra klart en sak och sedan gå vidare till nästa kollar man mejlen fem gånger under tiden och pular med en annan uppgift parallellt. Många av oss borde bli bättre på att prioritera: Vad är viktigt? Vad är bråttom? Gör först de uppgifter som du måste göra – därefter de andra. Stresskänslor infinner sig om du bara har en ostrukturerad, löst definierad hög av uppgifter som flyger runt i huvudet. Styr upp en "att göra lista" och för in de större uppgifterna därifrån i kalendern. ”På tisdag mellan 9 och 12 ska jag skriva klart den viktiga rapporten.

”Många tidstjuvar är teknikrelaterade. Mobilens plingande, ständig mejlkoll, struliga datorer.

Är det så att tidstjuvarna blir allt fler?

– Samhället utvecklas hela tiden, det kommer fler och fler tekniska prylar och appar med mera. Vissa är fantastiskt bra och andra faller under kategorin tidstjuvar. Det jag tror och hoppas är att vi får mer och mer förståelse för vad som händer: vissa hinner ju knappt ut i arbetslivet i dag innan de blir utmattade. Jag hoppas att vi ser detta och tar ett steg tillbaka, vågar säga nej när vi inte hinner, vågar vägra den ständiga uppkopplingen och lär oss att vi kan stänga av mobilen under lunchen och i stället möta en annan människa. Jämfört med för några år sedan är det fler som resonerar så. Våra hjärnor klarar inte riktigt av det här tempot. ■
------------------------------------------------ 

SÅ BLIR DU AV MED VÄRSTA TIDSTJUVARNA

STYR UPP MEJLEN: De flesta kan frigöra tid genom bättre mejlanvändande, men generella strategier är svåra eftersom vårt mailanvändande skiljer sig så mycket åt. Många gillar ”två gånger om dagen”-taktiken: att kolla mejlen exempelvis på morgonen och efter lunch. Jobbar du i en supportroll kan det dock vara svårt. 30-30-regeln är en annan variant – att varje timme svara på mejl i 30 minuter och övriga 30 minuter jobba med annat. 

PRIORITERA OCH GÖR KLART: Vad är viktigast att du gör klart i dag? Gör det helt färdigt innan du går över till nästa uppgift. 

STRUKTURERA: Stresskänslor infinner sig ofta när du har en löst definierad hög av uppgifter framför dig. Gör en "att göra lista" och för in de större uppgifterna därifrån i kalendern.
------------------------------------------------ 

Att jag blir avbruten i arbetet alltför ofta.

Teknikstrul eller att tekniken inte fungerar som den ska.

Missförstånd och otydlig kommunikation.

Har inte tid att ägna mig åt mina egentliga arbetsuppgifter.

Att tekniken/verktygen/programmen jag har tillgång till är för dåliga.

Andra måste göra sitt jobb innan jag kan göra mitt (flaskhalsar).

Dåligt chefskap eller ledning.

Meningslösa eller improduktiva möten.

Otydliga riktlinjer för vad jag förväntas göra.

Tiden det tar att boka upp eller få tag i folk.

Källa: Undersökning av Manpower work life (2012).

Ladda ner

Skriv ut

Läs mer om våra tjänster på www.bisnode.com Bisnode