Menu
Slipp e-posttraumatisk stress

Ta makten över mejlen

Mejlen kan lätt bli ett övermäktigt monster som fyller dig med stress bara vid tanken på vad, eller kanske snarare hur mycket, som kan finnas i inkorgen. Men ingen fara, det går att minska ner både på mängden mejl och den tid de tar ifrån dig med några få enkla steg.

Kontroll över mejlkorgen

1Schemalägg din e-posttid

Du har hört det förut men det tål att upprepas: bestäm när på dagen du ska läsa din e-post. Tänk igenom hur din bransch ser ut och vilken din roll är – jobbar du med långsiktiga byggprojekt kanske du inte måste svara lika snabbt som om du är ansvarig för kundtjänsten i en webbshop med dagliga leveranser.

Utifrån det avgör du hur lång tid som kan gå utan att du behöver läsa mejlen och bestämmer sedan vid vilka tider det är okej för dig att checka in. Fördelarna är många, du får tid att jobba ostört med andra saker och slipper släppa allt du har för händer bara för att det dyker upp ett mejl. Dessutom har du avsatt tid i kalendern för att faktiskt läsa din e-post, vilket gör att du kan hantera den utan att känna stress över att du egentligen borde göra något annat.

Viktigt att komma ihåg är också att inte kolla mejlen när du ändå inte kan göra något åt eventuella problem som kan ha landat i din inkorg, till exempel precis när du ska gå och lägga dig. Det enda det leder till är onödig stress när du egentligen skulle behöva vila.

2Stäng av push-funktionerCitat

Om du ändå vill ha mejlen öppen, stäng i alla fall av alla push-funktioner som berättar för dig att du har nya meddelanden. Även om du inte gör något åt det så stör de här meddelandena din koncentration och gör att du måste sortera tankarna för att kunna fortsätta med det du höll på med. Stänger du av alla påminnelser slipper du ägna en massa tid åt att fundera på vem som skickade mejlet och vad de ville, och du kan dessutom jobba mer koncentrerat och klara av arbetsuppgifter snabbare.

3Använd andra sätt att kommunicera

Innan du själv skickar iväg ett mejl (och därmed bidrar till att fylla en annan persons inkorg), fundera på om e-post verkligen är rätt kanal. Är det en komplex fråga kanske det är bättre att ringa i stället för att riskera en oändligt lång kedja med mejl där ni försöker komma fram till vad ni egentligen pratar om. Är det en simpel fråga kanske det funkar lika bra med ett sms. Och är det söta kattungar som dansar på Youtube kanske du ska fundera över att använda sociala medier (eller strunta i det över huvud taget).

4Fundera på hur du uppför dig

Om du nu måste mejla, fundera på hur du uppför dig – hur du använder din mejl påverkar din inkorg. Om du till exempel konstant lägger till en massa personer som ska få kopior av dina mejl kommer du dels att störa dem i onödan (för förmodligen behöver inte alla veta exakt vad du skriver i varje mejl), dels kommer du att få väldigt många fler mejl när alla de här personerna i sin tur svarar. Skicka bara till den vars åsikt du verkligen behöver, andra kan du förmodligen informera vid ett annat tillfälle. Se svara-alla-funktionen som något som ska användas ytterst sparsamt.

Text: Karin Aase, bilder: shutterstock.

Tidningen Biz

Läs även:

Datorögon är nya folksjukdomen >> 
Tekniken då, nu och i framtiden >> 
Inspiration för entreprenördar >> 
Smart data i din vardag >> 
Företagskalendern 2016 >>

Skriv ut

Läs mer om våra tjänster på www.bisnode.com Bisnode