Menu
Helene svarar

Hur tar jag betalt för mina utlägg?

Om du har gjort utlägg för din kund är det kostnaden exklusive moms som du sätter upp på din faktura till kunden. Därefter lägger du på din egen moms på slutet och behåller kvittona själv.

Helene NylundJag har gjort utlägg för en kunds räkning, hur tar jag upp det på fakturan?

Enkelt uttryckt finns det två varianter att välja mellan:

1. Du har tagit kostnader som din kund ska ersätta dig för.
Det här är ett väldigt vanligt fall, du utför ett uppdrag för en kund och har under uppdraget tagit kostnader som du har kommit överens med din kund om att denne ska ersätta. Huvudregeln är då att du på fakturan lägger din kostnad, det vill säga det som kostnadsförts i din bokföring.

En taxiresa för 106 kr bokförs hos de flesta som resekostnad 100 kr och ingående moms 6 kr. Då är det din kostnad, det vill säga 100 kr, som du sätter upp på fakturan till kunden.

I slutet av fakturan lägger du sedan din momssats på hela beloppet, vilket i de flesta fall är 25 procent. Totalt fakturabelopp för resekostnaden blir alltså 125 kr, varav 25 kr är utgående moms. Att det råkade vara 6 procent på taxiresan när du köpte den spelar ingen roll – det är bara företag som bedriver reseverksamhet som lägger 6 procent på resor.

Om du inte är momspliktig blir taxiresan bokförd som resekostnad 106 kr i din bokföring. Då är det denna kostnad som du lägger på fakturan, och eftersom du inte är momspliktig lägger du inte heller på någon moms i slutet.

I båda fallen behåller du originalkvittona för din bokföring. Vill kunden ha underlag får du skicka kopior av kvittona med fakturan.

2. Du har betalat kostnader för din kunds räkning.
Här rör det sig om kundens kostnader som du har lagt ut pengar för och betalat. Du kanske till exempel är redovisningskonsult, ska hjälpa en kund att bilda ett aktiebolag och av enkelhetsskäl betalar du kundens registreringsavgift. Då har ditt företag lånat ut pengar till kunden.

Att fakturera återbetalning av ett lån är en annan sak än att fakturera arvode och kostnader. I det här fallet fakturerar du hela beloppet du har betalat inklusive eventuell moms och du lägger inte på någon moms i slutändan. Om du till exempel har betalat kundens hyra (det är kundens namn som står på fakturan) på 25 000 kr inklusive moms fakturerar du kunden 25 000 kr utan att lägga på någon moms. Du skickar dessutom med originalfakturan till kunden.Vill du ha ett eget underlag för utlägget får du ta en kopia.

TILLÄGG TILL MOMSFRÅGA I BIZ NR 6 2014

I förra numret av Biz hade vi med frågan:

Ska momsen vara med på fakturan när jag säljer till en kund i ett annat EU-land?

Läsaren Peter Hellman som arbetar med dessa frågor bad oss att lägga till ytterligare information kring moms i annat EU-land.

Så här skriver Peter:
Köparens VAT-nummer ska vara noterat på säljarens exportfaktura i det fall man säljer utan svensk moms. Dessutom har den svenska säljaren en skyldighet att kontrollera att VAT-numret är giltigt vid exporttillfället. Säljaren är även skyldig gentemot Skatteverket att kunna bevisa att sändningen har lämnat Sverige samt levererats till köparen i köparens land.

Detta sker via uppvisande av transportören underskriven frakthandling (fraktsedel) alternativt av ett mottagningsintyg utfärdat av köparen/mottagaren av godset. I det fall Skatteverket genomför en revision och säljaren saknar dessa uppgifter så riskerar säljaren att debiteras utestående moms samt en straffavgift på det utestående beloppet.

Denna straffavgift kan bli upp till 20 procent av det utestående momsbeloppet. Skatteverket förbehåller sig också att debitera säljaren dessa belopp upp till tre år bakåt i tiden. Det gäller således att säljaren säkerställer att nödvändig dokumentation finns sparad för att undvika eventuella framtida problem med Skatteverket.

Läs även:

Bisnodeakademins kurs: Praktisk faktura och kravhantering

Artikeln kommer från Bisnodes tidning Biz, en handbok för småföretagare. Förutom handfasta tips för dig som driver eget företräder Biz även välskötta företag trygga att göra affärer med, uppdelade på län och bransch. En prenumeration på tidningen kostar 395 kr per år och ges ut 8 gånger per år. Är du intresserad av att få ett gratis exemplar hem till brevlådan, eller signa upp dig på en prenumeration kontakta mikael.jakobsson@bisnode.com

Skriv ut

Läs mer om våra tjänster på www.bisnode.com Bisnode