Menu

Bisnode FAQ

Vanliga frågor till Bisnode

När jag ska importera en textfil (komma, tab. eller semikolonseparerat alternativt fasta fält) jag fått från er så blir de svenska tecknen felaktiga. Hur kan jag rätta till detta?

Svar: Filen ni fått är i ASCII teckenuppsättning. Vid importen till programmet ni ska använda uppgifterna i är det viktigt att ni väljer DOS/OS2 i samband med importen. Om detta ej görs blir svenska tecken och en del andra specialtecken felaktiga. Anledningen till att vi ofta levererar i ASCII är att vi inte alltid vet vilket program kunden har; vissa äldre programvaror kan bara hantera ASCII teckenuppsättning. 

Jag har hört att det kan blir problem om man skickar adresser med svenska tecken via CD, USB-minne, annat lagringsmedia eller mail till utlandet; de svenska tecknen försvinner.

Svar: Ja, det kan uppstå problem. Man kan dock undvika dessa genom att beställa data som ANSI teckenuppsättning ifrån oss. ANSI-standarden fungerar på samma sätt över i princip hela världen och man behöver inte oroa sig för att de svenska tecknen ska "försvinna" eller ersättas av några konstiga dito om man skickar data på detta sätt.

Jag har fått en fil med ändelsen ZIP, vad är det för fil och hur använder jag mig av den egentligen?

Svar: Filer med ändelsen ZIP är packade. Zip-standarden är bara en av flera standarder för att packa data, det är dock den största och också den vi använder oss av när vi av någon anledning vill skicka filer som är stora och som i vanliga fall inte ryms på CD, USB-minne eller annat lagringsmedia eller som är för stora för att på ett smidigt sätt skickas via E-post. För att kunna använda WinZip så måste det finnas installerat på din dator, om inte så finns det att hämta hem från internet. För PC: www.winzip.com och för MAC: www.sitec.net/maczip . Efter att progamet har installerats på din dator och att du har sparat filen på din hårddisk så kan du via utforskaren (Windows Explorer) dubbelklicka på filen. WinZip startas markera den fil du vill packa upp och välj extract, om inte någon fil är markerad innan man trycker på extract packas samtliga filer i zip filen upp.

Jag har fått en fil med ändelsen EXE, hur använder jag mig av den?

EXE-filer, eller självuppackande filer är ett format vi använder oss av ibland när vi inte vet om vår kund kan ta emot filer packade med Winzip (Se punkten ovan) En EXE-fil är helt enkelt en zip-fil med uppackningsfunktionen inbyggd. För att packa upp en fil med ändelsen EXE gör du lämpligtvis såhär:

  • Spara ned filen från mailet till lämplig plats på din hårddisk 
  • Dubbelklicka  på filen  ifrån Windows xplorer/utforskaren
  • Filen finns nu uppackad och färdig för import till programvaran ni ska använda den i

Jag har fått en Excelfil innehållande bl.a. personnamn. Problemet är att jag vill att personnamnet ska vara i två kolumner, för och efternamn ska vara separerade. Går detta att fixa till i Excel?

Svar: Ja, det gör det. Dessutom ganska lätt. Du har fått en fil med kundnamn, men bara i en kolumn med för- och efternamn tillsammans. Du behöver namnen i separata kolumner för att kunna sortera, göra kopplingar etc. Dags att klippa och klistra? Nej, du kan använda dig av guiden Text till kolumner och härigenom dela upp data från en kolumn till två eller flera. För att dela text som separeras av ett gemensamt tecken – som komma, semikolon eller tab – markera först cellerna som innehåller texten. Om du vill att den nya texten ska hamna i kolumnen bredvid den första, se till att du har tillräckligt många tomma kolumner tillgängliga. Om du vill att den nya texten ska hamna någon annanstans i bladet så anger du det i tredje steget i guiden. I Data-menyn väljer du Text till kolumner - för att starta guiden. I steg 1 väljer du Avgränsade fält. I nästa steg väljer du lämplig avgränsare, d.v.s. komma, tab eller semikolon. I förhandsgranskningsfönstret ser du hur texten kommer att bli delad. Om du vill ändra platsen för den nya texten gör du det i steg 3, i Destinationsfältet. Klicka på Slutför så delar guiden texten åt dig.

Att dela på namnfältet är lätt om det är kommaseparerat. I annat fall kan man få tre, fyra fält och att då måste du avgöra vad som är förnamn resp efternamn.

Jag har fått en Excel-fil, men vill arbeta i Word, går det smidigt att importera/exportera mellan de båda programmen?

Svar: Excelfiler importeras lätt till Word. Dubbelklicka bara på filen inifrån Word så hjälper programmet dig. Export från Word till Excel är däremot knepigare. Se i handboken, kontakta er programvaruleverantör eller Microsoft Support om ni vill ha hjälp med detta. Vi kan naturligtvis hjälpa er, men då mot timpenning.

Jag har en Macintosh – är det något speciellt jag bör tänka på när jag ska skicka eller beställa data till/från er?

Svar: Ska ni skicka textfiler till oss i Mac-format ser vi helst att ni exporterar dessa som tabseparad text. Förutom textfiler kan vi ta emot/skicka i flera olika format, bl.a. Claris Filemaker, Microsoft Word och Microsoft Excel.  Vi kan även packa datat med hjälp av ett program som heter  ”Stuffit”

Vi använder oss av Excel på vårt företag, men har fått en fil via CD, USB-minne eller annat lagringsmedia med adresser i kommaseparerat/tabseparerat/semikolonseparerat format. Hur gör man för att importera dessa adresser till Excel/Word?

Svar: För att importera adresserna till Excel, börja med att kopiera över data på CD, USB-minne eller annat lagringsmedia till hårddisken. Starta sedan Excel och öppna sedan filen du kopierade över från CD, USB-minne eller annat lagringsmedia. Nu kommer du till Excel Textimportguide. Vid steg 1 anger du filursprung, d.v.s. om filen är i ANSI (windows) teckenuppsättning eller Dos/ Os/2 (ASCII) (se layouten som kom tillsammans med CD, USB-minne eller annat lagringsmedia) samt vilken typ av fältseparator som används. Klicka sedan på "nästa" knappen. Nu kommer du till steg 2. Här anger du vilken typ av avgränsare som ska användas (se layouten som kom tillsammans med CD, USB-minne eller annat lagringsmedia). Klicka på "nästa" för att komma till det tredje och sista steget. Här bör du ange alla kolumner som "Text" Detta för att Excel ska hantera vissa av de fält vi skickar på ett korrekt sätt. Klicka sedan på "slutför" och du har importerat filen till Excel. Snygga till den genom att bredda kolumnerna och glöm inte att spara filen i Excel-format.

När jag klickar på filen ni levererat till oss ifrån Windows utforskare/explorer startas Windows Wordpad. Jag vill använda mig av filen i Access/Excel/Word/Filemaker/något annat program.

Svar: Filen ni har fått av oss är i textformat. Klickar man på den ifrån Utforskaren/Explorer hänvisas man till Wordpad i och med att ändelsen antingen är TXT eller ingen alls. För att importera filen till ert program väljer ni "öppna" eller "importera" och anger sedan att det är en textfil ni vill importera .

Jag har fått adresser i Excelformat ifrån er. Nu ska jag koppla dessa till Word för att på så sätt printa ut etiketter (eller göra massbrevsutskick) Hur gör jag ?

Svar: Börja med att kopiera över filen till din hårddisk. Starta sedan Word och välj alternativet ’koppla dokument’ under verktyg på menyraden. Kopplingen görs sedan i tre enkla steg.

Steg 1, huvuddokument/skapa: Ange vilken typ av dokument du vill skapa, t ex etiketter.

Steg 2, källdokument/hämta data: Välj ’öppna källdokument ’ och öppna Excel-filen med adresser från oss, svara ok på frågan om vilket cellintervall som ska importeras (hela kalkylbladet). Tryck sedan på knappen ’ange huvuddokument’ och välj den typ av etiketter du vill skriva ut adresserna på. När detta är klart får du upp rutan ’Skapa etiketter’. Tryck på knappen ’infoga kopplingsinstruktion’ och välj vilka adressfält du vill skriva ut på etiketterna (i den vita rutan kan du se vilka fält du valt och hur etiketten kommer att se ut).

Steg 3, Tryck på knappen ’koppla’ för att genomföra kopplingen, du kan välja mellan att koppla adresserna direkt till din skrivare eller till ett nytt dokument. En fördel med att koppla till ett nytt dokument är att du då lätt kan kontrollera att det blev som du tänkt dig innan etiketterna skrivs ut.

Så här skapar du etiketter från en Excel-fil?

Skriv ut

Läs mer om våra tjänster på www.bisnode.com Bisnode